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Rechnungsinformationen kontrollieren Nachdem die Rechnung geöffnet wurde, beginnt die eigentliche sachliche Prüfung. Vergleichen Sie die angezeigten Daten mit den Ihnen vorliegenden Informationen (z. B. Bestellung, Lieferschein oder Angebot). Kontrollieren ...

Ist eine Rückfrage notwendig oder soll eine Information für den nächsten Bearbeiter hinterlegt werden, kann ein Kommentar erfasst werden. Beispiele Bitte Lieferdatum prüfen. Preis stimmt nicht mit Angebot überein. Rücksprache mit Einkauf erforderlich. R...

Sind alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen, kann die Rechnung freigegeben werden. Vorgehensweise Prüfen, ob alle Pflichtangaben korrekt sind. Kontrollieren, dass keine offenen Fragen bestehen. Gegebenenfalls Kommentar ergänzen. Auf Freigeben klicken....

Nicht jede Rechnung kann sofort freigegeben werden. In der täglichen Praxis treten regelmäßig Situationen auf, die eine weitere Klärung erfordern. Rechnung ist unvollständig Fehlen wichtige Angaben oder Anlagen, sollte die Rechnung nicht freigegeben werden...

Während des gesamten Workflows dokumentiert das System sämtliche Bearbeitungsschritte. Je nach Berechtigung lassen sich unter anderem folgende Informationen einsehen: Zeitpunkt der Bearbeitung aktueller Bearbeiter bereits erfolgte Freigaben Kommentare ...

Neben den offenen Aufgaben können bereits bearbeitete Rechnungen gesucht werden. Je nach Berechtigung stehen verschiedene Suchkriterien zur Verfügung. Beispiele: Lieferant Rechnungsnummer Betrag Zeitraum Bearbeitungsstatus Kostenstelle Bearbeiter ...

Für eine schnelle und fehlerfreie Rechnungsprüfung haben sich folgende Vorgehensweisen bewährt. Arbeiten Sie in dieser Reihenfolge Rechnung öffnen Beleg vollständig lesen Beträge prüfen Positionen vergleichen Anhänge kontrollieren Kommentar ergänzen (...

Ich habe eine Rechnung versehentlich geöffnet. Was nun? Das reine Öffnen einer Rechnung verändert den Freigabestatus nicht. Schließen Sie die Rechnung einfach wieder oder bearbeiten Sie sie wie vorgesehen. Wann darf ich eine Rechnung freigeben? Eine Rechn...

Ein Workflow beschreibt einen festgelegten Ablauf von Arbeitsschritten, die in einer definierten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Er legt fest: Was getan wird. Wer etwas tut. Wann etwas passiert. Unter welchen Bedingung...

Die Rechnungsfreigabe ist der Teil des Rechnungsprozesses, in dem bestätigt wird, dass eine Rechnung inhaltlich und finanziell korrekt ist und bezahlt werden darf. Sie dient als Kontrolle, bevor Geld das Unternehmen verlässt. Beispiel aus dem Alltag Ein Mita...

Eine SMB-Ordnerfreigabe (Server Message Block) ermöglicht es, Ordner und Dateien über ein Netzwerk gemeinsam zu nutzen. Benutzer können – abhängig von ihren Berechtigungen – auf freigegebene Dateien zugreifen, sie bearbeiten oder neue Dateien speichern. Beisp...

Die sachliche Prüfung ist ein Schritt der Rechnungsprüfung. Dabei wird kontrolliert, ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich erbracht wurde und mit der Bestellung oder Vereinbarung übereinstimmt. Die Frage lautet dabei nicht: „Ist die Rechnung forma...

Die Historie einer Rechnung ist die vollständige Dokumentation aller Ereignisse und Bearbeitungsschritte, die eine Rechnung von ihrem Eingang bis zur Archivierung durchlaufen hat. Sie sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Welche Informationen enthält...

Ein Kommentar ist eine Notiz, die einem digitalen Dokument hinzugefügt wird, um Informationen, Hinweise oder Entscheidungen festzuhalten, ohne den eigentlichen Inhalt des Dokuments zu verändern. Im Gegensatz zu einer Bearbeitung der Rechnung bleibt das Origin...

Eine Aufgabenliste ist eine Übersicht aller offenen, bereits bearbeiteten oder abgeschlossenen Aufgaben, die im Rahmen der Rechnungsprüfung anfallen. Sie hilft dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass keine Rechnung vergessen wird. Beispiel ...

Ein Beleg ist ein Dokument, das einen geschäftlichen Vorgang nachweist. Er dient als Beweis dafür, dass ein Ereignis – beispielsweise ein Kauf, eine Zahlung oder eine Lieferung – tatsächlich stattgefunden hat. Im Rechnungswesen gilt der Grundsatz: Keine Bu...

Ein PDF-Beleg ist ein Beleg, der in digitaler Form als PDF-Datei vorliegt. Inhaltlich unterscheidet er sich nicht von einem Papierbeleg – lediglich die Form ist elektronisch. Ein PDF-Beleg kann beispielsweise eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Gutschrift o...

OCR steht für Optical Character Recognition, auf Deutsch Optische Zeichenerkennung oder Texterkennung. OCR ist eine Technologie, mit der Texte aus Bildern oder PDF-Dokumenten erkannt und in maschinenlesbare Daten umgewandelt werden. Warum wird OCR benötigt? ...

ERP steht für Enterprise Resource Planning, auf Deutsch Unternehmensressourcenplanung. Ein ERP-System ist die zentrale Software eines Unternehmens. Es unterstützt und steuert nahezu alle Geschäftsprozesse – von Einkauf und Lager über Vertrieb bis hin zu Buchh...

CRM steht für Customer Relationship Management, auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Ein CRM-System hilft Unternehmen dabei, alle Informationen und Kontakte zu Kunden zentral zu verwalten. Ziel ist es, Kunden besser zu betreuen, Verkaufschancen zu erkennen...