4. Rechnungen prüfen und bearbeiten
Rechnungsinformationen kontrollieren
Nachdem die Rechnung geöffnet wurde, beginnt die eigentliche sachliche Prüfung.
Vergleichen Sie die angezeigten Daten mit den Ihnen vorliegenden Informationen (z. B. Bestellung, Lieferschein oder Angebot).
Kontrollieren Sie insbesondere:
| Prüfkriterium | Zu kontrollieren |
|---|---|
| Lieferant | Richtiger Lieferant |
| Rechnungsnummer | Keine Dublette |
| Rechnungsdatum | Plausibel |
| Rechnungsbetrag | Entspricht der Bestellung |
| Umsatzsteuer | Richtiger Steuersatz |
| Zahlungsbedingungen | Korrekt übernommen |
| Kostenstelle / Projekt | Passend zur Rechnung |
Wichtig
Eine Freigabe sollte erst erfolgen, wenn die Rechnung vollständig geprüft wurde.
Rechnungsbeleg lesen
Im PDF-Beleg können Sie sämtliche Rechnungsdetails kontrollieren.
Achten Sie insbesondere auf:
- Positionen
- Mengen
- Einzelpreise
- Rabatte
- Lieferanschrift
- Leistungszeitraum
- Zahlungsbedingungen
Nutzen Sie bei Bedarf die Zoomfunktion oder wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten des Dokuments.
Anlagen prüfen
Sind der Rechnung zusätzliche Dokumente beigefügt (z. B. Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen), sollten diese ebenfalls geprüft werden.
Kontrollieren Sie insbesondere:
- Stimmen die Mengen?
- Wurde vollständig geliefert?
- Sind die Positionen identisch?
- Gibt es handschriftliche Vermerke?
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