Zentrale Stammdatenverwaltung
Dieses Buch beschreibt die fachlichen und technischen Anforderungen an die geplante zentrale Stammdatenplattform. Es dient als Pflichtenheft, Architekturgrundlage und fortlaufende Projektdokumentation.
Dokumentstatus: Entwurf
Version: 0.1
Stand: August 2026
1. Projektübersicht
1.1 Ausgangssituation
Im Unternehmen werden Kunden-, Lieferanten- und zugehörige Stammdaten derzeit in mehreren voneina...
1.2 Projektziel
Ziel des Projektes ist der Aufbau einer zentralen Stammdatenplattform, welche langfristig als füh...
1.3 Projektphasen
Die Umsetzung erfolgt schrittweise. Phase 1 – Konsolidierung und Datenbereinigung Zusammenführu...
2. Architektur und Grundprinzipien
2.1 Zielarchitektur
Die zentrale Stammdatenplattform besteht aus mehreren logisch getrennten Komponenten. Zentrale S...
2.2 Datenhoheit – Single Source of Truth
Langfristig muss die zentrale Stammdatenbank die fachlich führende Datenquelle für die darin verw...
2.3 Nachvollziehbarkeit und Audit
Jede Änderung an einem Stammdatensatz muss nachvollziehbar sein. Mindestens zu protokollieren si...
3. Datenmodell
3.1 Geschäftspartner
Die zentrale Entität des Systems ist der Geschäftspartner. Ein Geschäftspartner kann: Kunde ...
3.2 Golden Record
Für jeden eindeutig identifizierten Geschäftspartner soll ein zentraler Golden Record entstehen. ...
3.3 Quellsysteme und externe IDs
Für jeden importierten Datensatz muss gespeichert werden: aus welchem System er stammt welche...
3.4 Qualitäts- und Prüfstatus
Jeder Stammdatensatz soll einen Qualitätsstatus besitzen. Mögliche Status: ungeprüft automat...
4. Phase 1: Konsolidierung und Datenbereinigung
4.1 Datenimport
In Phase 1 werden bestehende Stammdaten aus folgenden Anwendungen übernommen: Unitrade Gevis ...
4.2 Dublettenerkennung
Die importierten Daten werden automatisiert auf mögliche Dubletten untersucht. Dabei dürfen nich...
4.3 Manuelle Konfliktbearbeitung
Kann das System keine ausreichend sichere Entscheidung treffen, darf keine automatische Zusammenf...
4.4 Normalisierung
Die Stammdaten werden nach zentral definierten Regeln normalisiert. Beispiele: Eingangswe...
4.5 Prüfung über externe Datenquellen
Unternehmensdaten sollen soweit technisch und vertraglich möglich mit externen Datenquellen abgeg...
4.6 Nicht mehr aktive Geschäftspartner
Kunden und Lieferanten, die nicht mehr existieren oder nicht mehr aktiv sind, dürfen nicht einfac...
4.7 Zahlungs- und Mahnbedingungen
Bestehende Zahlungs- und Mahnbedingungen müssen während der Migration vereinheitlicht werden. Hi...
4.8 Abschluss und Initialimport
Nach Abschluss von Phase 1 muss ein: konsolidierter deduplizierter geprüfter normalisierter...
5. Phase 2: Zentrale Stammdatenanlage
5.1 Web-Portal
Nach Abschluss der initialen Migration werden Kunden und Lieferanten nicht mehr unabhängig in den...
5.2 Benutzer und Berechtigungen
Mindestens folgende Rollen sind vorzusehen: Benutzer Darf Stammdaten erfassen und abhängig vom ...
5.3 Live-Dublettenprüfung
Bereits während der Eingabe eines Kunden oder Lieferanten muss nach bestehenden Datensätzen gesuc...
5.4 Automatische Prüfung und Korrektur
Spätestens beim Speichern müssen die eingegebenen Daten automatisiert geprüft werden. Hierzu geh...
5.5 Bonitätsprüfung
Bei der Neuanlage eines Kunden erfolgt automatisiert eine Bonitätsabfrage über Creditreform. Der...
5.6 Übertragung nach Gevis
Nach erfolgreicher Anlage und Freigabe wird der Datensatz automatisch an Gevis übertragen. Mögli...
6. Phase 3: Direkte Systemintegration
6.1 Zielarchitektur
In Phase 3 wird die Abhängigkeit von Gevis als technischem Verteiler aufgehoben. Die zentrale St...
6.2 Ereignisgesteuerte Synchronisation
Bei Anlage oder Änderung eines Stammdatensatzes wird ein Ereignis erzeugt. Beispiele: Custome...
6.3 Fehlerbehandlung
Ein Fehler in einem Zielsystem darf die Synchronisation anderer Systeme nicht verhindern. Beispi...
6.4 Vermeidung von Synchronisationsschleifen
Das System muss verhindern, dass Änderungen zwischen Anwendungen endlos gegenseitig übertragen we...
7. Phase 4: Erweiterung der Plattform
8. KI und automatisierte Datenprüfung
8.1 Aufgaben der KI
KI kann insbesondere für folgende Aufgaben eingesetzt werden: Erkennung unterschiedlicher Schr...
8.2 Automatische Entscheidungen
KI-Ergebnisse sind grundsätzlich als Bewertung oder Änderungsvorschlag zu behandeln. Automatisch...
8.3 Datenschutz beim KI-Einsatz
Bei Verwendung externer KI-Dienste muss geklärt werden: welche Daten das Unternehmen verlassen...
9. Technische Anforderungen
9.1 Grundanforderungen
Die Plattform soll modular aufgebaut werden. Vorzusehen sind mindestens: relationale Datenban...
9.2 API
Die zentrale API muss versioniert werden. Beispielsweise: /api/v1/customers /api/v1/suppliers ...
9.3 Sicherheit und Datenschutz
Die Anwendung verarbeitet personenbezogene und unternehmensbezogene Daten. Zu berücksichtigen si...
9.4 Backup und Wiederherstellung
Aufgrund der Wichtigkeit der zentralen Datenbank ist ein umfangreiches Backup- und Wiederherstell...
10. Administration und Monitoring
11. Abnahmekriterien
11.1 Abnahme Phase 1
Phase 1 gilt als fachlich abgeschlossen, wenn: alle definierten Quellsysteme importiert wurden...
11.2 Abnahme Phase 2
Phase 2 gilt als abgeschlossen, wenn: Benutzer sich per SSO anmelden können Rollen und Berech...
11.3 Abnahme Phase 3
Phase 3 gilt als abgeschlossen, wenn: die zentrale Stammdatenplattform Änderungen selbstständi...