Skip to main content

Aufgabenliste (bei der Rechnungsprüfung)

Eine Aufgabenliste ist eine Übersicht aller offenen, bereits bearbeiteten oder abgeschlossenen Aufgaben, die im Rahmen der Rechnungsprüfung anfallen. Sie hilft dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass keine Rechnung vergessen wird.

Beispiel

Eine Rechnung geht im Unternehmen ein. Das Workflow-System erstellt automatisch eine Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter.

In seiner Aufgabenliste sieht der Mitarbeiter beispielsweise:

Aufgabe Priorität Fällig Status
Rechnung RE-2026-154 sachlich prüfen Hoch Heute Offen
Rechnung RE-2026-148 freigeben Mittel Morgen In Bearbeitung
Rückfrage zu Rechnung RE-2026-133 beantworten Hoch Heute Offen
Rechnung RE-2026-120 prüfen Niedrig Diese Woche Offen

Der Mitarbeiter arbeitet die Aufgaben nacheinander ab.

Wie entstehen Aufgaben?

Aufgaben werden meist automatisch durch den Workflow erzeugt.

Beispiel:

  1. Rechnung geht ein.

  2. Das System erkennt die Kostenstelle.

  3. Die Rechnung wird der Fachabteilung zugeordnet.

  4. Für den zuständigen Mitarbeiter wird die Aufgabe „Sachliche Prüfung durchführen“ erstellt.

Nach Abschluss verschwindet diese Aufgabe aus der Liste oder wird als Erledigt markiert.

Welche Informationen enthält eine Aufgabe?

Eine Aufgabe enthält häufig:

  • Titel der Aufgabe

  • Rechnungsnummer

  • Lieferant

  • Rechnungsbetrag

  • Fälligkeitsdatum

  • Priorität

  • zuständiger Bearbeiter

  • aktuellen Status

Dadurch kann der Bearbeiter sofort erkennen, was zu erledigen ist.

Beispiel eines kompletten Ablaufs

Schritt 1

Rechnung trifft ein.

↓

Schritt 2

Das System erstellt die Aufgabe:

Sachliche Prüfung der Rechnung durchführen

↓

Schritt 3

Der zuständige Mitarbeiter öffnet die Aufgabe.

↓

Schritt 4

Er prüft die Rechnung.

↓

Schritt 5

Er klickt auf „Erledigt“.

↓

Schritt 6

Die nächste Aufgabe wird automatisch erstellt:

Rechnung freigeben

↓

Schritt 7

Nach der Freigabe erhält die Buchhaltung automatisch ihre Aufgabe:

Rechnung buchen

Vorteile einer Aufgabenliste

Eine Aufgabenliste sorgt dafür, dass:

  • keine Rechnung vergessen wird,

  • jeder Bearbeiter nur seine eigenen Aufgaben sieht,

  • Fristen eingehalten werden,

  • Vertretungen offene Aufgaben übernehmen können,

  • Vorgesetzte den Bearbeitungsstand nachvollziehen können.

Kurz zusammengefasst

Eine Aufgabenliste ist die persönliche oder gemeinsame Übersicht aller Arbeitsschritte, die im Rechnungsworkflow noch erledigt werden müssen. Sie zeigt wer, was, bis wann bearbeiten muss und unterstützt einen strukturierten, nachvollziehbaren Ablauf der Rechnungsprüfung.

No Comments
Back to top