ERP

ERP steht für Enterprise Resource Planning, auf Deutsch Unternehmensressourcenplanung.

Ein ERP-System ist die zentrale Software eines Unternehmens. Es unterstützt und steuert nahezu alle Geschäftsprozesse – von Einkauf und Lager über Vertrieb bis hin zu Buchhaltung und Personalwesen.

Man kann sich ein ERP-System als die Schaltzentrale eines Unternehmens vorstellen.

Beispiel

Ein Kunde bestellt 100 Säcke Zement.

Im ERP-System laufen dabei mehrere Prozesse zusammen:

1. Der Auftrag wird erfasst.

2. Das Lager prüft, ob genügend Ware vorhanden ist.

3. Die Ware wird kommissioniert und ausgeliefert.

4. Der Kunde erhält eine Rechnung.

5. Die Buchhaltung verbucht den Umsatz.

6. Nach Zahlung wird der Zahlungseingang erfasst.

Alle Bereiche arbeiten dabei mit denselben Daten.

Typische Bereiche eines ERP-Systems

Ein ERP besteht häufig aus mehreren Modulen:

• Einkauf

• Verkauf

• Lagerverwaltung

• Buchhaltung

• Finanzwesen

• Produktion

• Personalwesen

• Projektverwaltung

• Controlling

Je nach Unternehmen werden nur die benötigten Module eingesetzt.

ERP und Rechnungsprüfung

Bei einer Eingangsrechnung arbeitet das ERP-System eng mit dem DMS und dem Workflow-System zusammen.

Der Ablauf könnte so aussehen:

Lieferant sendet Rechnung
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      DMS archiviert PDF
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 OCR liest Rechnungsdaten
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 Workflow zur Freigabe
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 Rechnung freigegeben
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 ERP übernimmt die Buchung
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 Zahlung zum Fälligkeitstermin

Das ERP ist dabei für die geschäftliche Verarbeitung verantwortlich, beispielsweise:

• Kreditor anlegen oder auswählen

• Buchungssätze erzeugen

• Kostenstellen zuordnen

• Zahlungslauf durchführen

• Offene Posten verwalten

Welche Daten verwaltet ein ERP?

Ein ERP speichert unter anderem:

• Kunden

• Lieferanten

• Artikel

• Preise

• Bestellungen

• Lagerbestände

• Rechnungen

• Zahlungen

• Buchungen

• Projekte

Alle Abteilungen greifen auf dieselbe Datenbasis zu. Dadurch werden doppelte Datenerfassungen vermieden.

Vorteile eines ERP-Systems

• Zentrale Datenhaltung

• Einheitliche Geschäftsprozesse

• Weniger doppelte Dateneingaben

• Aktuelle Informationen für alle Abteilungen

• Automatisierte Abläufe

• Auswertungen und Berichte in Echtzeit

Beispiel aus dem Alltag

Ein Lieferant schickt eine Rechnung über neue Computer.

• Das DMS speichert die PDF-Rechnung.

• Die OCR erkennt Rechnungsnummer und Betrag.

• Der Workflow sorgt für die sachliche Prüfung und Freigabe.

• Das ERP bucht die Rechnung auf die richtige Kostenstelle und nimmt sie in den nächsten Zahlungslauf auf.

Jedes System übernimmt dabei eine andere Aufgabe:

System	Aufgabe
DMS	Dokumente speichern und archivieren
OCR	Texte und Daten aus Dokumenten erkennen
Workflow	Bearbeitung und Freigaben steuern
ERP	Geschäftsvorgänge verwalten und verbuchen

Kurz zusammengefasst

Ein ERP-System ist die zentrale Unternehmenssoftware, in der Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Daten zusammenlaufen. Im Rechnungsprozess übernimmt es die kaufmännische Verarbeitung – von der Buchung einer Rechnung bis zur Zahlung und Auswertung.