Workflow

Ein Workflow beschreibt einen festgelegten Ablauf von Arbeitsschritten, die in einer definierten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Er legt fest:

• Was getan wird.
• Wer etwas tut.
• Wann etwas passiert.
• Unter welchen Bedingungen der nächste Schritt erfolgt.

Ein Workflow kann vollständig manuell, teilweise automatisiert oder vollständig automatisiert sein.

Beispiel aus dem Rechnungswesen

Ein Rechnungseingang könnte so aussehen:

1. Rechnung trifft per E-Mail oder Post ein.
2. Rechnung wird digital archiviert.
3. Prüfung der sachlichen Richtigkeit durch die Fachabteilung.
4. Freigabe durch den Kostenstellenverantwortlichen.
5. Buchung im ERP-System.
6. Zahlung zum Fälligkeitstermin.
7. Archivierung.

Automatisierter Workflow

Ein Workflow muss nicht von Menschen gesteuert werden.

Beispiel:

• Eine E-Mail mit dem Betreff "Rechnung" geht ein.
• Das Dokument wird automatisch als PDF gespeichert.
• Eine KI liest Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag aus.
• Das Dokument wird an die zuständige Abteilung weitergeleitet.
• Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch im ERP-System verbucht.

Hier übernimmt Software einen Großteil der Arbeit.

Bestandteile eines Workflows

Ein Workflow besteht typischerweise aus:

• Auslöser (Trigger) – Was startet den Ablauf?
• Aktionen – Welche Schritte werden ausgeführt?
• Entscheidungen – Wenn-Dann-Verzweigungen.
• Verantwortlichkeiten – Wer oder welches System führt einen Schritt aus?
• Ende – Wann gilt der Prozess als abgeschlossen?

Workflow vs. Prozess

Die Begriffe werden oft gleich verwendet, unterscheiden sich aber leicht:

• Geschäftsprozess: Beschreibt den gesamten organisatorischen Ablauf mit Zielen, Verantwortlichkeiten und Regeln.
• Workflow: Beschreibt die konkrete Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte innerhalb dieses Prozesses.

Beispiel:

• Geschäftsprozess: "Einkauf von Waren"
• Workflow: "Bedarf melden → Angebot einholen → Bestellung auslösen → Wareneingang prüfen → Rechnung freigeben → Zahlung"

Warum Workflows wichtig sind

Gut definierte Workflows sorgen für:

• einheitliche Abläufe,
• weniger Fehler,
• kürzere Bearbeitungszeiten,
• klare Zuständigkeiten,
• bessere Nachvollziehbarkeit,
• einfachere Automatisierung durch Systeme wie ERP-, Workflow- oder KI-Plattformen.

Gerade im IT-Umfeld werden Workflows häufig mit Werkzeugen wie n8n, Power Automate, Camunda, Node-RED oder Make automatisiert, sodass wiederkehrende Aufgaben ohne manuelle Eingriffe ablaufen.