Kommentar

Ein Kommentar ist eine Notiz, die einem digitalen Dokument hinzugefügt wird, um Informationen, Hinweise oder Entscheidungen festzuhalten, ohne den eigentlichen Inhalt des Dokuments zu verändern.

Im Gegensatz zu einer Bearbeitung der Rechnung bleibt das Originaldokument unverändert. Der Kommentar wird separat gespeichert und ist Teil des Bearbeitungsprozesses.

Beispiel bei einer Rechnungsprüfung

Eine Rechnung über 2.350 € wird zur sachlichen Prüfung an den Einkauf weitergeleitet.

Der Mitarbeiter stellt fest, dass zwei Positionen noch nicht geliefert wurden und hinterlegt folgenden Kommentar:

„Lieferung unvollständig. Es fehlen zwei Artikel. Freigabe erfolgt erst nach vollständiger Lieferung.“

Die Rechnung selbst wird dabei nicht geändert. Der Kommentar informiert alle nachfolgenden Bearbeiter über den aktuellen Stand.

Wofür werden Kommentare verwendet?

Kommentare dienen beispielsweise dazu:

• Rückfragen zu dokumentieren

• Entscheidungen zu begründen

• Hinweise für andere Bearbeiter zu hinterlassen

• den aktuellen Bearbeitungsstand festzuhalten

• Abweichungen oder Probleme zu beschreiben

Weitere Beispiele

Sachliche Prüfung

„Lieferung vollständig. Preise entsprechen dem Angebot.“

Rückfrage

„Bitte Lieferschein nachreichen.“

Freigabe

„Sachlich geprüft und zur Zahlung freigegeben.“

Ablehnung

„Rechnung entspricht nicht der Bestellung. Bitte korrigieren.“

Wer kann Kommentare sehen?

Das hängt vom eingesetzten DMS- oder ERP-System ab. Häufig können Kommentare von allen Personen eingesehen werden, die an der Bearbeitung der Rechnung beteiligt sind, beispielsweise:

• Fachabteilung

• Einkauf

• Buchhaltung

• Vorgesetzte

• Revision

Unterschied zwischen Kommentar und Historie

Kommentar	Historie
Wird von einem Bearbeiter bewusst eingegeben.	Wird vom System automatisch erstellt.
Enthält Hinweise, Erklärungen oder Entscheidungen.	Dokumentiert den Ablauf und alle Aktionen.
Kann frei formuliert werden.	Enthält Zeitstempel, Aktionen und Bearbeiter.

Beispiel:

Historie

20.07.2026 09:12 – Sachliche Prüfung abgeschlossen – Max Mustermann

Kommentar

„Preisabweichung wurde mit dem Lieferanten abgestimmt. Rechnung kann freigegeben werden.“

Kurz zusammengefasst

Ein Kommentar ergänzt ein digitales Dokument um zusätzliche Informationen, ohne dessen Inhalt zu verändern. Er unterstützt die Zusammenarbeit, dokumentiert Entscheidungen und erleichtert die Nachvollziehbarkeit während des gesamten Bearbeitungsprozesses.