sachliche Prüfung

Die sachliche Prüfung ist ein Schritt der Rechnungsprüfung. Dabei wird kontrolliert, ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich erbracht wurde und mit der Bestellung oder Vereinbarung übereinstimmt.

Die Frage lautet dabei nicht: „Ist die Rechnung formal korrekt?“, sondern: „Stimmt der Inhalt der Rechnung?“

Was wird bei der sachlichen Prüfung kontrolliert?

Je nach Art der Rechnung werden unter anderem folgende Punkte geprüft:

• Wurde die Ware vollständig geliefert?

• Wurde die Dienstleistung vollständig erbracht?

• Stimmen Menge und Artikel?

• Entsprechen die Preise dem Angebot oder Vertrag?

• Wurden vereinbarte Rabatte oder Skonti berücksichtigt?

• Ist die Qualität der Lieferung oder Leistung in Ordnung?

• Wurde auf die richtige Kostenstelle oder das richtige Projekt bestellt?

Beispiel 1: Warenlieferung

Es wurden bestellt:

• 10 Monitore à 180 €

Geliefert wurden:

• 10 Monitore

Rechnung:

• 10 Monitore à 180 €

Ergebnis der sachlichen Prüfung:

✔ Lieferung vollständig
✔ Preis korrekt
✔ Menge korrekt

→ Die Rechnung kann sachlich freigegeben werden.

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Beispiel 2: Abweichung

Bestellung:

• 20 Säcke Zement

Geliefert:

• 18 Säcke

Rechnung:

• 20 Säcke

Ergebnis:

✖ Gelieferte Menge stimmt nicht mit der Rechnung überein.

Die Rechnung wird nicht sachlich freigegeben, sondern zur Klärung an den Lieferanten oder den Einkauf zurückgegeben.

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Beispiel 3: Dienstleistung

Ein IT-Dienstleister berechnet:

• 8 Stunden Support

Der verantwortliche Mitarbeiter prüft:

• Wurde tatsächlich 8 Stunden gearbeitet?

• Wurden die vereinbarten Tätigkeiten durchgeführt?

• Entspricht der Stundensatz dem Vertrag?

Erst wenn diese Punkte bestätigt sind, erfolgt die sachliche Freigabe.

Wer führt die sachliche Prüfung durch?

Die sachliche Prüfung erfolgt in der Regel nicht durch die Buchhaltung, sondern durch den Fachbereich, der die Leistung beauftragt oder entgegengenommen hat.

Beispiele:

• Einkauf → Materiallieferungen

• Lager → Wareneingänge

• IT → Software- oder Hardwarebeschaffung

• Bauleitung → Handwerkerrechnungen

• Marketing → Agenturleistungen

Diese Personen können beurteilen, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Unterschied zur rechnerischen Prüfung

Nach der sachlichen Prüfung folgt häufig die rechnerische Prüfung.

Sachliche Prüfung	Rechnerische Prüfung
Wurde die Leistung erbracht?	Sind die Beträge richtig berechnet?
Stimmen Menge und Qualität?	Stimmen Summen, Steuern und Rabatte?
Entspricht die Rechnung der Bestellung?	Sind Rechenfehler vorhanden?

Beispiel einer sachlichen Freigabe

Ein Freigabevermerk könnte lauten:

Sachlich geprüft: Lieferung vollständig erhalten. Preise und Mengen entsprechen der Bestellung. Rechnung kann zur weiteren Bearbeitung freigegeben werden.

Kurz zusammengefasst

Die sachliche Prüfung bestätigt, dass die abgerechnete Ware oder Dienstleistung tatsächlich geliefert oder erbracht wurde und den vereinbarten Bedingungen entspricht. Sie ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass eine Rechnung anschließend rechnerisch geprüft, freigegeben und bezahlt werden kann.