(Rechnungs-)Freigabe

Die Rechnungsfreigabe ist der Teil des Rechnungsprozesses, in dem bestätigt wird, dass eine Rechnung inhaltlich und finanziell korrekt ist und bezahlt werden darf. Sie dient als Kontrolle, bevor Geld das Unternehmen verlässt.

Beispiel aus dem Alltag

Ein Mitarbeiter bestellt 20 Bürostühle.

Einige Tage später trifft die Rechnung über 4.800 € ein.

Bevor die Buchhaltung die Rechnung bezahlt, muss geprüft werden:

• Sind tatsächlich 20 Bürostühle geliefert worden?
• Entspricht der Preis dem Angebot?
• Wurde der richtige Rabatt berücksichtigt?
• Gehört die Rechnung überhaupt zu unserer Bestellung?
• Darf diese Ausgabe aus dem vorgesehenen Budget bezahlt werden?

Erst wenn diese Fragen mit Ja beantwortet sind, wird die Rechnung freigegeben.

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Typischer Ablauf einer Rechnungsfreigabe

1. Rechnung geht ein

Die Rechnung wird per E-Mail oder Post empfangen und im DMS oder ERP-System erfasst.

↓

2. Sachliche Prüfung

Der Fachbereich prüft:

• Lieferung vollständig?
• Leistung erbracht?
• Preise korrekt?
• Mengen korrekt?

Beispiel:

„Ja, alle 20 Bürostühle wurden geliefert und entsprechen der Bestellung.“

↓

3. Freigabe

Die verantwortliche Person bestätigt:

„Diese Rechnung ist korrekt und darf bezahlt werden.“

Je nach Unternehmen erfolgt die Freigabe durch:

• Sachbearbeiter
• Abteilungsleiter
• Projektleiter
• Geschäftsführung

Oft gibt es Freigabegrenzen.

Zum Beispiel:

↓

4. Buchhaltung

Nach der Freigabe prüft die Buchhaltung noch formale Aspekte:

• Umsatzsteuer korrekt?
• Lieferant vorhanden?
• Buchungskonto richtig?
• Zahlungsziel korrekt?

↓

5. Zahlung

Erst jetzt wird die Rechnung zum Zahlungslauf freigegeben.

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Warum ist die Rechnungsfreigabe wichtig?

Sie schützt das Unternehmen vor:

• unbeabsichtigten Doppelzahlungen,
• falschen Rechnungsbeträgen,
• Rechnungen für nicht erbrachte Leistungen,
• Betrugsversuchen,
• unberechtigten Ausgaben.

Außerdem stellt sie sicher, dass jede Zahlung nachvollziehbar ist und den internen Richtlinien sowie gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Beispiel

Ein Lieferant schickt eine Rechnung über 1.250 € für zehn Monitore.

Der IT-Leiter prüft:

• ✔ Zehn Monitore bestellt.
• ✔ Zehn Monitore geliefert.
• ✔ Preis entspricht dem Angebot.
• ✔ Geräte funktionieren.

Er klickt im ERP-System auf „Freigeben“ und ergänzt den Kommentar:

„Lieferung vollständig und geprüft. Zahlung freigegeben.“

Anschließend übernimmt die Buchhaltung die Rechnung in den nächsten Zahlungslauf.

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Kurz zusammengefasst:

Die Rechnungsprüfung beantwortet die Frage: „Ist die Rechnung korrekt?“

Die Rechnungsfreigabe beantwortet die Frage: „Darf diese Rechnung bezahlt werden?“

Erst wenn beide Schritte erfolgreich abgeschlossen sind, wird die Rechnung gebucht und bezahlt.